Laat het service niveau en de kwaliteit van jouw arbodienst te wensen over?

De zomer staat voor de deur, vakantietijd en als ondernemer ook tijd voor bezinning.  Een van de onderwerpen om eens goed over na te denken is de samenwerking met de arbodienstverlener. Voor degenen die twijfelen aan  de geleverde diensten,  is het nu de tijd om eens kritisch na te denken over wat u wil.

Veel bedrijven hebben contracten met arbodiensten, maar dat is niet nodig. De wet schrijft voor, dat je als werkgever verplicht bent om een verzuimbeleid te hebben. Dat wil zeggen dat je in ieder geval vastgelegd moet hebben wat de procedures zijn rondom ziekteverzuim en re-integratie, wat  de afspraken zijn over de inzet van de bedrijfsarts of arbodienst  en werknemers moeten toegang hebben  tot een arbo-deskundige en/of de bedrijfsarts. Deze zaken moeten ook helder op papier staan en bekend zijn bij de werknemers.

Als je niet tevreden bent over het service niveau en/of kwaliteit van de huidige arbodienstverlener is het dus zaak om nog eens goed na te denken hoe je de wettelijke verplichtingen zo goed mogelijk kan invullen. Dat wil niet altijd zeggen dat je daarvoor met een arbodienst in zee moet gaan, dat kan ook met een zelfstandig erkende bedrijfsarts . Die kan vaak veel meer maatwerk leveren en is uiteindelijk goedkoper, omdat daardoor veel ziekteverzuim kan worden voorkomen.

Goedkoop is duurkoop?
Laat u bij een keuze voor een arbodienstverlener of bedrijfsarts vooral niet verleiden om voor de goedkoopste optie te gaan. Dat kan u soms nog wel eens duur komen te staan als ‘de nood echt aan de man is’. Een contract aangaan met een zelfstandige (erkende) bedrijfsarts is voor veel kleine werkgevers al genoeg. Tenslotte heeft u al uw eigen (externe)personeelsadviseur die u kan begeleiden bij verzuim-cases, daar heeft u geen hele arbodienst voor nodig. Bovendien is het vaak goedkoper, sneller en beter van kwaliteit om diensten die incidenteel nodig zijn in te huren bij zelfstandige professionals zoals een arbeidsdeskundige, ergotherapeut e.d.

Verzekering
Let op! Het kan zijn dat de arbodienstverlener gekoppeld is aan uw verzuimverzekering. Op het moment dat u een meerjarig contract hebt met een verzekering mét arbodienst, zal het moeilijk zijn om uw contract op te zeggen. In dat geval is het verstandig om eens met uw tussenpersoon te overleggen wat verstandig is.

Stilzwijgend verlengd
Echter, heeft u een verzekeringscontract mét arbodienstverlener die één of meerdere malen stilzwijgend verlengd is? Dan is in veel gevallen het contract maandelijks opzegbaar. Dit is wettelijk vastgelegd, op dezelfde manier als dat u (mobiele) telefoonabonnementen na stilzwijgende verlenging maandelijks kunt opzeggen.

Veel contracten met arbodienstverleners lopen per kalenderjaar, dus van januari tot januari. En aangezien het gros van deze (jaar)contracten een opzegtermijn van 3 maanden heeft, moet u vóór 1 oktober in ieder geval opgezegd hebben, indien u wilt overstappen. U hoeft dan nog niet meteen een nieuwe arbodienstverlener te hebben!

Pro Forma opzegging Arbodienst
U kunt per 1 oktober een ‘pro forma’ opzegging doen bij uw huidige arbodienst. Dat wil zeggen, formeel zegt u op, om daarmee te voldoen aan de opzegtermijn. U heeft dan nog 3 maanden om uit te zoeken óf u ook daadwerkelijk wilt overstappen, en welke alternatieve arbodienst u zou willen contracteren. Uw huidige arbodienst is contractueel verplicht om -ondanks de opzegging- de dienstverlening tot het einde van de contracttermijn uit te voeren.
Mocht u aan het formele einde van het contract tóch besluiten om bij uw huidige arbodienstverlener te blijven, kunt u de pro forma opzegging altijd weer intrekken. Ik moet de eerst arbodienstverlener nog tegenkomen die een intrekking van een opzegging weigert.

Tot slot
Arbodienstverlening is specialistisch werk. En als u dat goed geregeld heeft, dan neemt dat veel werk uit handen, krijgt u advies op het moment dat het nodig is en zorgt ervoor dat het verzuimproces soepel verloopt. En ja, dit kost gewoon geld. Maar ik kan u garanderen, het levert veel  meer op dan dat u zult investeren. Mijn advies is dan ook, bezuinig niet (te veel) op arbodienstverlening en huur waar mogelijk een zelfstandige bedrijfsarts in en neem losse diensten af via andere professionals.