De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Dossieropbouw

in ,

Dossieropbouw wordt steeds belangrijker, omdat de route voor ontslag bij disfunctioneren aan banden gelegd is. Bij onvoldoende dossieropbouw bestaat er GEEN mogelijkheid om afscheid te nemen van een disfunctionerende medewerker, behalve als de medewerker daaraan mee wil werken. Voorheen kon je de kantonrechter laten bepalen wat een passende vergoeding was om dit ‘af te kopen’, maar met de gewijzigde ontslagroutes  kan dat  niet meer.

Algemene uitgangspunten bij dossieropbouw
In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten bij dossieropbouw:

  • Hanteer een heldere functie- en taakomschrijving en stem dit met de werknemer af, zodat die weet wat er verwacht wordt.
  • Voer ten minste eenmaal per jaar een beoordeling- en een functioneringsgesprek en maak van die gesprekken een concreet en duidelijk verslag.
  • Laat de werknemer verslagen voor akkoord ondertekenen. Als de werknemer dat weigert, laat dan ondertekenen voor ontvangst. Wordt ook dat geweigerd, zend het verslag dan per aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de werknemer en bewaar de ontvangstbevestiging in het dossier.

Dossieropbouw bij disfunctioneren
Naast de hierboven genoemde algemene uitgangspunten gelden onderstaande specifieke uitgangspunten als het om  een disfunctionerende medewerker gaat:

  • Voer functioneringsgesprekken tijdig en regelmatig. Maak uitgebreide(re) schriftelijke verslagen en laat de verslagen zo mogelijk door de werknemer ondertekenen.
  • Breng slecht nieuws tijdig. In het kader van disfunctioneren mag een werknemer bijvoorbeeld nooit door een eventueel ontslagvoornemen worden overvallen.
  • Geef concreet en met voorbeelden onderbouwd aan waarom iemand niet goed (genoeg) functioneert.
  • Schrijf op wat je vindt. Veel leidinggevenden durven slecht nieuws niet te brengen, omdat dit de relatie tussen werknemer en leidinggevende onder druk zou kunnen zetten. Hierdoor lijkt het disfunctioneren ‘op papier’ vaak mee te vallen, hetgeen vroeg of laat door de werknemer aan de werkgever kan worden tegengeworpen.
  • De werknemer moet de kans krijgen om het functioneren te verbeteren. Over het algemeen geldt enerzijds dat de werknemer nog één laatste kans moet krijgen, maar anderzijds dat één kans genoeg is.
  • Bij een langer dienstverband worden zwaardere eisen aan de werkgever gesteld op het punt van de pogingen tot verbetering.

Welke stappen moeten gezet moeten worden bij een disfunctionerende werknemer?

5stappen-plan

Hieronder worden deze uitgewerkt in een 5-stappenplan.

5-stappen plan dossieropbouw

Stap 1: De aanzegging (disfunctioneren en verbetertraject)

Een verbetertraject wordt gestart als een werknemer op wezenlijke punten in zijn functioneren duidelijk achterblijft bij de gestelde functie-eisen. Hiervan is in elk geval sprake als een werknemer in het kader van zijn beoordeling op belangrijke onderdelen van zijn functie onvoldoende (of nog slechter) scoort. Dat de werknemer onvoldoende functioneert moet aan hem kenbaar worden gemaakt (het zogenaamde kenbaarheidsvereiste); de werknemer moet de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Daartoe dient het verbetertraject.
In een verbetertraject moet concreet en aan de hand van voorbeelden, worden vastgesteld waar het onvoldoende functioneren uit bestaat. Algemeenheden zoals ‘niet voldoen aan de verwachtingen’ of: ‘haalt targets niet’, zijn onvoldoende concreet. Er moet concreet worden aangegeven wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werknemer zijn. Ook de verwachtingen over en weer zijn belangrijk. Van een werknemer kan niet worden verwacht dat hij zomaar alles begrijpt of weet. Het geven van voorbeelden waarbij het functioneren niet goed ging en het geven van aanwijzingen c.q. adviezen hoe dit beter zou kunnen is belangrijk om duidelijkheid te creëren.
Tot slot moet worden medegedeeld dat als het functioneren niet structureel verbetert, dit arbeidsrechtelijke consequenties (zoals beëindiging van het dienstverband of wijziging van arbeidsvoorwaarden/functie) zal hebben.

Stap 2: Opstellen van een verbeterplan

Vervolgens moet het verbetertraject daadwerkelijk worden gestart, zodat de werknemer de kans wordt geboden zichzelf te verbeteren op de punten die zijn aangegeven. Tijdens dit traject moet de werknemer worden begeleid. Er moeten in samenspraak met de werknemer duidelijke afspraken worden gemaakt over welke verbeteringen concreet verwezenlijkt moeten worden, en de tijdslijn waarin dit moet gebeuren.
Doorgaans wordt een periode voor de duur van drie tot zes maanden redelijk geacht (afhankelijk van de lengte van het dienstverband en de verbeteringen die gerealiseerd moeten worden). De periode moet in elk geval zo lang zijn, dat de werknemer redelijkerwijs de gelegenheid heeft om zich te verbeteren. Er kunnen afspraken worden gemaakt over gedrag, taken, interne hulp (zoals intensieve begeleiding, werkplek- of werktijdaanpassingen), tussentijdse evaluatiemomenten, externe hulp (opleiding/scholing, mediation), etc.
Leg ook het verbeterplan schriftelijk vast. Neem daarin tevens de vraag op of de werknemer verder nog iets nodig heeft om zijn functioneren te verbeteren en het verzoek om zulks kenbaar te maken.

Stap 3: Tussentijdse verslaglegging en evaluatie

Het is aan te raden om tijdens het verbetertraject wekelijks of tweewekelijks ‘coachingsgesprekken’ te voeren, bijvoorbeeld tussen de werknemer en een leidinggevende (of een andere coach, afhankelijk van de daaromtrent gemaakte afspraken).
Daarnaast dienen regelmatig – bijvoorbeeld maandelijks – (tussentijdse) evaluatiegesprekken plaats te vinden. Tijdens deze evaluatiegesprekken moeten de concrete verbeterpunten worden geëvalueerd en moet worden vastgelegd in hoeverre verbetering is gerealiseerd. Vanzelfsprekend moeten van al deze gesprekken verslagen worden gemaakt. Het is handig om daar vaste formats voor te gebruiken.
De evaluatiegesprekken kunnen eventueel samenvallen met voortgangsgesprekken in het kader van ‘gewone’ beoordelingen.

Stap 4: Eindevaluatie van het verbeterplan

Na afloop van de onder stap 2 opgenomen duur van het verbetertraject, wordt een eindevaluatiegesprek ingepland. Hierin worden de conclusie en de consequenties met de werknemer besproken (en vervolgens schriftelijk vastgelegd).
De volgende uitkomsten zijn mogelijk:

  1. De gewenste verbetering is opgetreden: de normale cyclus van beoordelingen is nu weer van toepassing. Blijf wel kritisch. Signaleer en benoem een eventuele terugval (en leg dit schriftelijk vast).
  2. Er is sprake van verbetering: bekijk of verlenging van het verbetertraject zinvol is. Als dat het geval is, maak dan aanvullende afspraken met de werknemer. Als dat niet het geval is, dan geldt uitkomst 3.
  3. Er is geen, of onvoldoende verbetering opgetreden: dit betekent dat de werknemer niet langer werkzaam kan blijven in de huidige functie. Iemand toch handhaven in de functie zou immers feitelijk betekenen dat het onvoldoende functioneren wordt geaccepteerd. In deze situatie is het wenselijk om juridische consequenties vast te stellen.

Stap 5: Het vaststellen van consequenties bij onvoldoende verbetering

Als de uitkomst bij stap 4 is dat sprake is van geen of onvoldoende verbetering, dan zullen arbeidsrechtelijke consequenties moeten worden vastgesteld (en vervolgens worden uitgevoerd).
Let er op dat in de tussentijd geen contra-indicaties aan de werknemer worden gegeven (denk aan het toewijzen van een nieuw uitdagend project, verhoging van het vaste salaris, toekenning van een bonus of een goede beoordeling)!
De vervolgende consequenties zijn mogelijk:

  • Functiewijziging: her- of terugplaatsing (demotie) met eventuele aanpassing van overige arbeidsvoorwaarden. Zulks in het geval ander passend werk binnen de organisatie voorhanden is.
  • Ontslag: ofwel met wederzijds goedvinden, ofwel eenzijdig ontslag (na 1 juli 2015 via de kantonrechter).

Bij een zorgvuldig opgebouwd dossier kan ontslag zowel met wederzijds goedvinden als eenzijdig bewerkstelligd worden. Om te vermijden dat een inhoudelijke procedure moet worden gevoerd, wordt vaak nagegaan of de arbeidsovereenkomst in het kader van een regeling kan worden beëindigd. Hiervoor kan de door ons ontwikkelde ‘keuzebrief’ worden gebruikt.
In het geval dat de werkgever of de werknemer een verbetertraject niet ziet zitten, kan ook direct de keuze worden voorgelegd om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen. Het alternatief is dat het verbetertraject moet worden doorlopen. Om de keuzes scherp neer te zetten kan er zogenaamde ‘keuzebrief’ opgesteld worden.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

in , ,

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

Het exitgesprek , waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek | waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

in , ,

Het exitgesprek is misschien wel het belangrijkste gesprek dat je voert met je medewerker.  In een exitgesprek kun je namelijk ontdekken wat wel en niet goed werkt in je organisatie.

 

Ook al heb je alles op orde – je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers – vrijwel iedere ondernemer weet: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.

 

Krachtig hulpmiddel voor ondernemers

Exitgesprekken zijn een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Weinig bedrijven voeren exitgesprekken. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voeren, doen vervolgens niets met de resultaten en dat is een gemiste kans.

 

Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan maar het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.

 

4 tips voor het exitgesprek

Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.

  1. Timing

Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties.

  1. Respect

Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.

  1. Luisteren

Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.

  1. Methode

Structureer de procedure zoals het bij je past. Misschien via een online vragenlijst, een papieren vragenlijst of een gesprek. Of misschien een combinatie van deze methodes.

Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.

 

Vragen tijdens het exitgesprek

In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:

  1. Waarom ga je bij ons weg?

Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft ‘vanwege het salaris’. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?

  1. Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?

Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?

  1. Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?

Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.

  1. Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?

Denk goed na over zijn feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.

Stel dus veel open vragen en geen ja/nee-vragen. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om werknemers langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen ook met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.

 

Wil je deze exitgesprekken laten voeren door jouw leidinggevende, maar kunnen ze daar wel een training in gebruiken of wil je dat De Afdeling Personeelszaken deze gesprekken voor jouw bedrijf voert? Dat kan, neem contact op om jouw wensen hierover te bespreken.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

in , ,

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

“Help, mijn personeel doet niet wat ik wil!”

in ,

COLUMN | Utrechtbusiness | Nr.2 | mei 2016

Deze noodkreet kom ik met enige regelmaat tegen. Het is vaak ook de onderlegger van een voorval waarmee ondernemers de eerste keer bij mij aankloppen. Ik ondersteun en adviseer ondernemers bij alle vraagstukken op personeelsgebied. Bij voorkeur vanaf de start, maar ook in latere fases als zaken moeten worden bijgesteld of ontwikkeld.

Kleine ondernemingen worden veelal geleid door de oprichter/eigenaar die het bedrijf gestart is met een bepaald idee wat succesvol blijkt te zijn. De onderneming groeit en er komt steeds meer personeel in dienst. Het is de kunst dat je als ondernemer op zo’n moment bedenkt: “Wat wil ik verder, wat is mijn visie, ben ik ook de beste persoon om leiding te geven aan het personeel dat ik nodig heb?” Je gaat dan gerichter op zoek naar medewerkers die over de eigenschappen en kwaliteiten beschikken waarmee zij een bijdrage kunnen leveren aan het doel dat jij voor ogen hebt. Tevens geeft jouw visie kleur en vorm aan het personeelsbeleid. Hoe wil je omgaan met het personeel, welk beloningsbeleid hanteer je? Hoe richt je het functionerings- en beoordelingsbeleid in, et cetera? Daarmee stuur je zonder dat je het allemaal zelf hoeft te doen. Ook zorg je voor de duidelijkheid waar medewerkers behoefte aan hebben.

Hoe duidelijker het geformuleerde doel, de kaders en de verwachtingen van hun bijdrage daaraan, hoe meer zij doen wat jij als ondernemer wilt.

Personeel: de investering waar kleine bedrijven groter in zouden moeten denken.

Renate Popken
www.deafdelingpersoneelszaken.nl

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

in , ,

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

Diverse arbeidsrecht weetjes voor de dagelijkse praktijk

in ,

Hieronder een aantal handige ‘arbeidsrecht’ weetjes (01-09-2019):

Onderwerpen :

  • Aanzegtermijn tijdelijke contracten
  • Werkgeversverklaring voor medewerkers ivm financiering
  • Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract
  • BBL studenten, ketenregeling en transitievergoeding
  • Beëindigingsovereekomst/vaststellingsovereenkomst en bedenktijd
  • Uitbetalen vakantiedagen en regelmatig overwerk en onregelmatigheidstoeslag

Aanzeggen 1 maand van te voren, wel of niet verlengen tijdelijk dienstverband

Van groot belang om te weten is dat bij een niet tijdige aanzegging, de werknemer recht heeft op een boete ter waarde van 1 maandsalaris.

  • Bij het niet verlengen is het inmiddels wel duidelijk en gebruikelijk dat de werkgever dit tijdig (minimaal 1 maand voordat het contract eindigt) met de medewerker bespreekt en ook schriftelijk bevestigt. Wat minder bekend en gebruikelijk is, is om dit ook te doen als je als werkgever het contract wel wilt verlengen. Het tijdig overhandigen van het nieuwe contract is dan niet voldoende. Er zijn inmiddels uitspraken geweest waarin een medewerker, wiens contract tijdig was verlengd, maar waarbij geen aparte vastlegging was gedaan van deze afspraak, aanspraak wilde doen op de boete en deze is toegewezen.
  • Daarnaast is het zo, dat als je te laat bent met het aanzeggen, dat de boete naar rato van het aantal dagen dat je te laat bent wordt vastgesteld. Ben je bijvoorbeeld een week te laat, moet de werkgever een weeksalaris als boete betalen.

De tip is dus om – naast tijdige overhandiging van het contract – ook nog een aparte tijdige vastlegging van de afspraak om te verlengen te doen.

Werkgeversverklaring invullen voor een werknemer

Ook in uw praktijk zal het wel eens voorgekomen zijn dat een werknemer u vraagt een werkgeversverklaring in te vullen, met daarbij de verklaring dat u de intentie heeft om het tijdelijke contract of te verlengen of om te zetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. Terwijl u op het moment van invullen twijfelt of u deze medewerker wilt behouden voor uw bedrijf, of zelfs in stilte het besluit al genomen heeft dat u afscheid wil gaan nemen van deze medewerker.

Tip : U kunt dit oplossen door de gevraagde verklaring in te vullen, met daar separaat een brief bij te doen dat de werknemer geen rechten kan ontlenen aan deze werkgeversverklaring en dat deze alleen is ingevuld om de medewerker behulpzaam te zijn bij het verkrijgen van de financiering. Deze separate brief geeft u de ruimte om uw besluit om deze medewerker wel of niet te behouden nog eens goed te overdenken, zonder dat u gehouden bent de belofte uit deze verklaring gestand te doen.

Concurrentiebeding en relatiebeding in een tijdelijk contract opnemen.

In principe mag u geen concurrentiebeding of een relatiebeding opnemen in een tijdelijk contract, tenzij u daar zwaarwegende argumenten voor heeft om dit wel te doen.

Inmiddels is duidelijk geworden het van groot belang is dat deze argumenten heel specifiek worden vermeld in het arbeidscontract. Redenen kunnen dan bijv. zijn dat de medewerker door zijn functie beschikt over verkoopstrategieën en prijsbeleid, opgeleid wordt en kennis heeft van hele specifieke technieken (en deze dan met name noemen) die concurrentiegevoelig zijn en van groot belang is voor het bedrijf, of samenwerkt met de belangrijkste klanten van het bedrijf etc. Hoe specifieker, hoe meer kans dat deze clausule ingeval van geschillen, stand houdt. Door de omschrijving moet helder worden dat deze medewerker bij misbruik van zijn kennis en vaardigheden, schade kan toebrengen aan het bedrijf.

Tip : Wees dus niet voorzichtig en algemeen in de beschrijving, maar uitgesproken en specifiek. Laat bij twijfel de argumentatie toetsen door een arbeidsjurist.

BBL-studenten en ketenregeling en transitievergoeding

Inmiddels blijkt dat BBL-studenten (zij werken 3 tot 4 dagen per week en volgen 1 dag per week scholing op een ROC) :

  • Niet vallen onder de ketenregeling van 3 contracten in 3 jaar (WAB vanaf 1-1-2020)
  • Maar wel recht hebben op een transitievergoeding vanaf de 1e werkdag.

Dit betekent concreet, dat u een BBL-student nadat deze zijn opleiding heeft afgerond en geen stage meer hoeft te lopen, een tijdelijk contract kunt aanbieden, deze dan geldt als eerste contract in de keten en eindigt van rechtswege na afloop van de afgesproken periode. (ook al heeft hij of zij al 2 x een leer-werkovereenkomst van een jaar gehad).

Beëindigingsovereekomst/Vaststellingsovereenkomst, bedenktijd

Sinds 1 januari 2015 heeft de medewerker met wie u als werkgever een beëindigingsovereekomst af sluit, 2 weken bedenktijd als u dit van te voren afspreekt en 3 weken bedenktijd als u dat niet doet.

Deze bedenktijd moet ook uitdrukkelijk  opgenomen zijn in de betreffende overeenkomst zelf, liefst als apart artikel. Varianten als opnemen in een sideletter, of bevestigen per email, zijn onvoldoende als bewijsvoering dat u de bedenktijd heeft besproken en opgenomen.

Tip : Neem dus de moeite om dit in de overeenkomst op te nemen.

Uitbetalen vakantiedagen/-uren en onregelmatigheidstoeslag/overwerkvergoeding

Als u vakantiedagen/-uren wilt uitbetalen, dan is wel bekend, dat u hierbij rekening moet houden met een opslag voor vakantiegeld, meestal 8%.

Inmiddels is er een uitspraak geweest dat u hierbij ook rekening moet houden met regelmatig overwerk en vaste onregelmatigheidstoeslagen.

De referte periode om de hoogte van dit regelmatige overwerk en onregelmatigheidstoeslag te bepalen is 3 maanden, dat hoeft overigens niet de 3 maanden precies voorafgaande aan de uitbetaling te zijn.

Tip : Neem een periode van bijv. 6 tot 12 maanden, bereken daar het gemiddelde uit en reken dit om naar een percentage van het uurloon. Dit percentage gebruikt u dan als opslag voor het uitbetalen van de vakantiedagen/-uren.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Laat het service niveau en de kwaliteit van jouw arbodienst te wensen over?

in

De zomer staat voor de deur, vakantietijd en als ondernemer ook tijd voor bezinning.  Een van de onderwerpen om eens goed over na te denken is de samenwerking met de arbodienstverlener. Voor degenen die twijfelen aan  de geleverde diensten,  is het nu de tijd om eens kritisch na te denken over wat u wil.

Veel bedrijven hebben contracten met arbodiensten, maar dat is niet nodig. De wet schrijft voor, dat je als werkgever verplicht bent om een verzuimbeleid te hebben. Dat wil zeggen dat je in ieder geval vastgelegd moet hebben wat de procedures zijn rondom ziekteverzuim en re-integratie, wat  de afspraken zijn over de inzet van de bedrijfsarts of arbodienst  en werknemers moeten toegang hebben  tot een arbo-deskundige en/of de bedrijfsarts. Deze zaken moeten ook helder op papier staan en bekend zijn bij de werknemers.

Als je niet tevreden bent over het service niveau en/of kwaliteit van de huidige arbodienstverlener is het dus zaak om nog eens goed na te denken hoe je de wettelijke verplichtingen zo goed mogelijk kan invullen. Dat wil niet altijd zeggen dat je daarvoor met een arbodienst in zee moet gaan, dat kan ook met een zelfstandig erkende bedrijfsarts . Die kan vaak veel meer maatwerk leveren en is uiteindelijk goedkoper, omdat daardoor veel ziekteverzuim kan worden voorkomen.

Goedkoop is duurkoop?
Laat u bij een keuze voor een arbodienstverlener of bedrijfsarts vooral niet verleiden om voor de goedkoopste optie te gaan. Dat kan u soms nog wel eens duur komen te staan als ‘de nood echt aan de man is’. Een contract aangaan met een zelfstandige (erkende) bedrijfsarts is voor veel kleine werkgevers al genoeg. Tenslotte heeft u al uw eigen (externe)personeelsadviseur die u kan begeleiden bij verzuim-cases, daar heeft u geen hele arbodienst voor nodig. Bovendien is het vaak goedkoper, sneller en beter van kwaliteit om diensten die incidenteel nodig zijn in te huren bij zelfstandige professionals zoals een arbeidsdeskundige, ergotherapeut e.d.

Verzekering
Let op! Het kan zijn dat de arbodienstverlener gekoppeld is aan uw verzuimverzekering. Op het moment dat u een meerjarig contract hebt met een verzekering mét arbodienst, zal het moeilijk zijn om uw contract op te zeggen. In dat geval is het verstandig om eens met uw tussenpersoon te overleggen wat verstandig is.

Stilzwijgend verlengd
Echter, heeft u een verzekeringscontract mét arbodienstverlener die één of meerdere malen stilzwijgend verlengd is? Dan is in veel gevallen het contract maandelijks opzegbaar. Dit is wettelijk vastgelegd, op dezelfde manier als dat u (mobiele) telefoonabonnementen na stilzwijgende verlenging maandelijks kunt opzeggen.

Veel contracten met arbodienstverleners lopen per kalenderjaar, dus van januari tot januari. En aangezien het gros van deze (jaar)contracten een opzegtermijn van 3 maanden heeft, moet u vóór 1 oktober in ieder geval opgezegd hebben, indien u wilt overstappen. U hoeft dan nog niet meteen een nieuwe arbodienstverlener te hebben!

Pro Forma opzegging Arbodienst
U kunt per 1 oktober een ‘pro forma’ opzegging doen bij uw huidige arbodienst. Dat wil zeggen, formeel zegt u op, om daarmee te voldoen aan de opzegtermijn. U heeft dan nog 3 maanden om uit te zoeken óf u ook daadwerkelijk wilt overstappen, en welke alternatieve arbodienst u zou willen contracteren. Uw huidige arbodienst is contractueel verplicht om -ondanks de opzegging- de dienstverlening tot het einde van de contracttermijn uit te voeren.
Mocht u aan het formele einde van het contract tóch besluiten om bij uw huidige arbodienstverlener te blijven, kunt u de pro forma opzegging altijd weer intrekken. Ik moet de eerst arbodienstverlener nog tegenkomen die een intrekking van een opzegging weigert.

Tot slot
Arbodienstverlening is specialistisch werk. En als u dat goed geregeld heeft, dan neemt dat veel werk uit handen, krijgt u advies op het moment dat het nodig is en zorgt ervoor dat het verzuimproces soepel verloopt. En ja, dit kost gewoon geld. Maar ik kan u garanderen, het levert veel  meer op dan dat u zult investeren. Mijn advies is dan ook, bezuinig niet (te veel) op arbodienstverlening en huur waar mogelijk een zelfstandige bedrijfsarts in en neem losse diensten af via andere professionals.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

ZAP-Q, een uniek instrument bij selectie, beoordeling en persoonlijk ontwikkeling

in

Zap-Q persoonlijkheidsvragenlijst
De afgelopen jaren hebben we gemerkt dat er behoefte is aan goede instrumenten om talent in kaart te brengen. Samen met een groep professionals en onderzoekers van de Universiteit Twente hebben we daarom meer dan twee jaar gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw innovatief persoonlijkheidsinstrument: de Zap-Q persoonlijkheidsvragenlijst. Wij zijn naast licentiehouder ook gecertificeerd om deze test te interpreteren.

Adaptieve vragenlijst
De Zap-Q persoonlijkheidsvragenlijst is een zogenaamd adaptieve vragenlijst. Dit betekent dat hij sneller is in te vullen en preciezer meet dan de meeste andere persoonlijkheidsvragenlijsten. De lijst is inzetbaar bij werving & selectie, maar ook voor het vergroten van zelfinzicht en persoonlijke ontwikkeling. Nieuw is een competentiemodule, die aan de vragenlijst is gekoppeld. Dit maakt het instrument optimaal inzetbaar voor competentiemanagement in uw organisatie.

Waar kan het voor worden ingezet?
Wij kunnen ZAP-Q inzetten als aanvullend instrument in een afrondend stadium van een werving en selectie traject of juist om in de voorselectie te bepalen wat de meest passende kandidaat is voor de functie , maar ook als nulmeting bij de start van een nieuwe ronde van functionering- en beoordelingsgesprekken of het vergroten van zelfinzicht en persoonlijke ontwikkeling. Er is ook een competentiemodule aan de vragenlijst gekoppeld. Dit maakt het instrument optimaal inzetbaar voor competentiemanagement in uw organisatie.

Kosten
Afhankelijk van de wijze en schaal waarop u de vragenlijst wil afnemen bepalen de kosten. Een eenmalige test kost € 350,- excl. BTW en reiskosten. Daarvoor krijgt u een online vragenlijst, een rapportage en een bespreking van deze rapportage.

Meer weten?
Neem contact op met De Afdeling Personeelszaken, telefoon: 0618574234 of info@deafdelingpersoneelszaken.nl

Concurrentiebeding in een tijdelijk dienstverband.

in ,

Als u in een tijdelijke arbeidsovereenkomst, ongeacht de looptijd hiervan, een concurrentiebeding wilt opnemen, mag dat alleen als u gemotiveerd aangeeft dat welke zwaarwichtige bedrijfs- en dienstbelangen u heeft bij het concurrentiebeding.

In normale taal betekent dit dat u van te voren concreet moet aangeven wat de schade is die een medewerker kan veroorzaken door kennis, informatie en vaardigheden (opgedaan bij uw bedrijf), in te zetten bij een concurrent/een eigen bedrijf. Als eerst zult u de vermoede schade moeten omschrijven en als tweede hoe belangrijk dit is. U zult derhalve moeten aangeven welke belangen u wilt beschermen en waarom.

Algemene tips over bescherming van bedrijfsbelangen:

  • Normaal gesproken staat er in de arbeidsovereenkomst ook een geheimhoudingsclausule. Deze mag gewoon blijven en vraag uw jurist of adviseur om deze zo scherp mogelijk op te stellen. Rechters zijn wel gevoelig voor geheimhouding en vinden het normaal dat je als werknemer ook geheimhouding in de ruimste zin des woordts in acht neemt.
  • Denk ook aan het beschermen van allerlei bedrijfsdata en documenten die door toenemende digitaliseren heel gemakkelijk ook op smartphones, tables en PC’s thuis beschikbaar komen. In deze clausule leg je vast dat de medewerker deze data en documenten alleen voor zichzelf mag gebruiken en niet aan anderen mag verstrekken. Bij uitdiensttreding moet dit allemaal worden ingeleverd en/of gewist en dat wordt dan weer gecontroleerd. Ook een dergelijke clausule mag gewoon blijven.
  • En dan nog een laatst tip, ook intellectueel eigendom mag gewoon opgenomen blijven en zorg er dus voor, mocht dit bij uw bedrijf aan de orde zijn, dan ook hierover een scherpe clausule wordt opgenomen in uw arbeidsovereenkomst.

Specifieke tips voor een concurrentiebeding/relatiebeding :

  • Geeft per functie aan welke kennis, informatie en vaardigheden de medewerker krijgt en of deze hierin geschoold wordt (bijv. bij technische en verkoop functies), hoe belangrijk dit is voor uw bedrijf en dat u daarom dit wilt beschermen tegen misbruik.
  • Bijv. bij een verkoper : deze heeft de beschikking over alle gegevens van het relatiebestand (klanten, maar ook prospects en suspects), dit gecombineerd met alle gegevens van de producten en diensten die worden verkocht en verleend, inclusief allerlei strategische informatie zoals prijzen, aanstaande innovaties, acties en volumes en het verkoopbeleid van de onderneming op korte en lange termijn.

Overgangsrecht Concurrentiebeding/relatiebeding
De wijziging die geldt voor het concurrentiebeding/relatiebeding geldt alleen voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten, die op of na 1 januari 2015 van kracht worden. Voor de bedingen die zijn opgenomen in tijdelijke contracten die voor 1 januari 2015 zijn ingegaan geldt dat deze onverminderd van kracht blijven, ook al zouden ze de toets per 1 januari 2015 niet doorstaan.

Voor arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd geldt deze wijziging niet.
Wat te doen als het tijdelijk dienstverband over gaat in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
Als u een tijdelijke arbeidsovereenkomst wilt omzetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, mag u dus ook het concurrentie- en relatiebeding scherper stellen. Vergeet dus niet om deze afweging te maken en bijv. alsnog een striktere clausule op te nemen.

Als u een medewerker onterecht een concurrentiebeding/relatiebeding oplegt, kan deze dat aanvechten bij de rechter. De rechter neemt hier dan een besluit over en kan in grote lijnen 3 besluiten nemen :

  1. Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding nietig verklaren
  2. Hij kan het concurrentiebeding/relatiebeding geldig verklaren
  3. Tussenvorm, dan wordt het beding gematigd zoals dat officieel heet. Dat betekent dat beide partijen een beetje gelijk hebben en dat wordt de boete verlaagd of er wordt een ander compromis gevonden.

Elke situatie wordt dan goed bekeken en de praktijk wijst uit dat er niet heel veel voorspellende waarde aan zit.