De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

in , ,

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

Nieuws

Het hoe en waarom van feedback geven

in

Het belang van feedback geven

Het geven van feedback heeft een niet te onderschatten invloed op de medewerkers en (daarmee) op de organisatie.

  • Feedback geven helpt een persoonlijke band te smeden tussen de organisatie en het personeel. Bij een medewerker die – op regelmatige basis – feedback ontvangt is de kans groot dat hij zich meer betrokken voelt bij de organisatie en daarmee makkelijker en sneller de gestelde doelen bereikt. De organisatie laat zien dat de inspanningen van de medewerker worden gewaardeerd en dat leidt weer tot een hogere motivatie van de medewerker.
  • Feedback geven zorgt voor een leer- en ontwikkelomgeving zodat de mogelijkheden van de medewerker het best tot zijn recht kunnen komen. Met het geven van feedback kun je het scenario dat de medewerker gedemotiveerd raakt voor zijn. Je zorgt er namelijk voor dat de medewerker betrokken en uitgedaagd blijft en blijft streven naar het verbeteren van zijn prestaties.
  • Met behulp van feedback zorg je ervoor dat de medewerker wordt aangesproken op zijn ontwikkelpunten en op mogelijk onwenselijk gedrag. Hoe sneller je bepaald gedrag aan de kaak stelt hoe groter de kans op verbetering. Als je niets zegt wordt het juist steeds moeilijker de medewerker aan te spreken op zijn gedrag en prestaties, en hoe dat verbeterd kan worden.
  • Hoewel het belangrijk is dat op de werkvloer een prettige sfeer heerst, is het zinvol de medewerker te herinneren aan de verwachtingen van de organisatie en hoe je de medewerker kan helpen zich te focussen op het werk en de gestelde doelen te bereiken. Feedback geven is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
  • Regelmatig feedback geven aan uw medewerker maakt het voor hem weer makkelijker je te benaderen als hij een probleem ervaart of als hij bijvoorbeeld ideeën heeft over verbeteringen in het werkproces. Voelen medewerkers zich zeker en comfortabel genoeg om uiting te geven aan zorgen of ideeën, dan is het vaak ook zo dat zij zich betrokken voelen bij de organisatie en dezelfde doelen nastreven als de organisatie.
  • Feedback geven helpt de medewerker zijn taken te prioriteren. Door regelmatig samen om de tafel te gaan zitten kun je de medewerker duidelijk maken welke taken op dat moment prioriteit hebben. Zo zorg je ervoor dat de medewerker zijn tijd en moeite niet verspilt aan minder belangrijke zaken.

De direct leidinggevende vervult binnen de organisatie de belangrijkste rol als het aankomt op het geven van feedback aan medewerkers omdat hij het dichtst bij staat en het meeste contact heeft.

Regelmatig en constructief feedback geven

Regelmatige, op een informele wijze gegeven feedback is relaxter en minder intimiderend voor een medewerker dan formele feedback. Heb je als manager te maken met een grotere uitdaging dan de dagelijkse werkzaamheden dan is het voor zowel werkgever als medewerker makkelijker als er al een cultuur van feedback geven bestaat. De leidinggevende kost het minder tijd het probleem duidelijk te maken, de medewerker hoeft niet bang te zijn in discussie te raken met de leidinggevende, nu het bespreekbaar maken van een probleem niet iets is dat slechts incidenteel voorkomt.

Het is zinvol als je het geven van feedback hetzelfde ziet als het lezen van e-mail: als een dagelijks terugkerende – noodzakelijke maar vaak ook zinvol en prettig – onderdeel van je taak. Om een zichtbare, geïnteresseerde, aandachtige, betrokken leider te zijn is het belangrijk elke dag tijd door te brengen met uw team. Hoe is bij jou de verhouding tussen het uitvoeren van procesmatige taken en het coachen van je team?

Geef eens een complimentje

Regelmatig positieve feedback geven aan een medewerker wordt misschien wel eens onderschat. Maar zelfs met een simpel “dankjewel” onderstreep je dat de medewerker gewaardeerd wordt.

Hoe kun je een simpele opmerking omzetten naar feedback met net iets meer impact?

  • Wees specifiek: Benoem de taak of het idee waarvan je vindt dat de medewerker het goed heeft gedaan. Alleen de opmerking “goed gedaan” is te algemeen. Maar als uw medewerker die klant die dreigde verloren te gaan toch heeft weten te behouden door proactief aan te pakken, benoem dat dan ook. Hiermee laat je zien dat je oog hebt voor de inspanningen en prestaties van de medewerker alsmede voor uw gezamenlijke doel: Een gezonde organisatie.
  • Neem de tijd: Al rennend door de gang op weg naar de volgende afspraak snel “dankjewel” roepen zet geen zoden aan de dijk. Maak echt even tijd voor de medewerker en zeg dat je hem graag wil bedanken voor die klus die hij onlangs zo goed heeft afgehandeld.

Dagelijkse feedback

Zonodig moet u het gedrag van de medewerker of de doelen die door hem moeten worden behaald, bijstellen. Dat doet u door met de medewerker in gesprek te gaan. Breng – tijdens het gesprek – de boodschap constructief in plaats van negatief. Brengt u negatief nieuws op een positieve manier dan zal de medewerker eerder begrijpen wat van hem verwacht wordt en zijn gedrag en/of werkwijze aanpassen. Geef bijvoorbeeld aan hoe een proces nog efficiënter kan worden aangepakt in plaats van te zeggen dat de werkwijze van de medewerker niet goed is.

Wees niet bang om constructieve kritiek te geven. Over het algemeen wordt constructieve kritiek door medewerkers juist als zeer welkom ervaren omdat eruit blijkt dat de leidinggevende de tijd en de moeite heeft genomen om uit te leggen hoe en waarom een bepaalde taak anders moet worden aangepakt.

Dagelijks feedback geven gebeurt het beste op een face tot face basis. Het lijkt misschien makkelijker bepaalde feedback te e-mailen en zodoende een directe confrontatie te vermijden, maar vergeet niet dat de kans dat de medewerker de feedback waardeert groter is dan dat hij het niet waardeert. Face to face feedback zorgt ervoor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en dat het werk wat hij doet belangrijk is; de leidinggevende heeft namelijk met het geven van feedback tijd en moeite genomen.

Zorg voor volledige aandacht, ook al gaat het om een snelle conversatie met minder prioriteit dan andere zaken. Ook als de medewerker de hulp van de leidinggevende inroept is het belangrijk uw volledige aandacht aan de medewerker te schenken. Het is niet prettig voor de medewerker als de leidinggevende op het moment dat hij om hulp vraagt de leidinggevende naar zijn computerscherm of smartphone blijft kijken. Als het niet uitkomt stel de medewerker daar dan direct van op de hoogte en vraag de medewerker terug te komen op een tijdstip waarop je hem je volledige aandacht kan geven.

In sommige gevallen – bij ingewikkeldere zaken – is het slim om gemaakte afspraken tijdens een face to face gesprek te documenteren in een e-mail. Zo kan de medewerker steeds terugzien wat van hem verwacht wordt en ook de leidinggevende zelf kan terugvallen op de e-mail.

Is het niet mogelijk om face to face feedback te geven, bijvoorbeeld omdat de medewerker op dagelijkse basis op weg is naar klanten, dan heeft feedback geven via de telefoon de voorkeur boven e-mail.

Constructieve feedback geven: Tips en trucs

Zorgvuldig kiezen van tijd en plaats: Afhankelijk van de persoonlijkheid van de medewerker is het wellicht verstandig opbouwende kritiek – ook al gaat het om informele feedback – niet in het bijzijn van collega’s te geven maar een aparte kamer op te zoeken en er tijd voor te blokken.

Blijf respectvol: Op het moment dat je een onderwerp met de medewerker wilt bespreken in de vorm van een opbouwende kritiek zorg er dan voor dat de terugkoppeling betrekking heeft op de prestatie of het gedrag van de medewerker, niet op de medewerker persoonlijk.

Wees begripvol: Vraag de medewerker voordat je je opbouwende kritiek geeft eerst waarom hij een bepaalde taak op een bepaalde manier heeft afgehandeld. Pas nadat je het antwoord hebt gehoord kun je je verhaal – eventueel aangepast aan het antwoord van de medewerker – doen.

Ga uit van eigen observaties Als leidinggevende mag je niet afgaan op wat u van anderen heeft gehoord. Wat zijn jouw observaties aangaande het gedrag en de prestaties van de medewerker? Ga daar van uit.

Wees specifiek: Om te zorgen dat de feedback de medewerker – en daarmee de organisatie – helpt in plaats van hem demotiveert is het belangrijk specifiek te zijn. Dat betekent dat slechts een bepaald afgekaderd onderwerp daadwerkelijk onderwerp van gesprek is en dat u uitlegt wat er (anders) moet gebeuren en waarom. Geef duidelijke voorbeelden en vermijdt opmerkingen als: “Je moet beter je best doen”.

Formele feedback

In bepaalde gevallen is het geven van informele feedback niet voldoende en is het nodig om formele feedback te geven. Bijvoorbeeld als een medewerker niet voldoet en disfunctioneren dreigt of als de medewerker zich misdraagt. Onderneem dan de volgende stappen:

  • Rooster een (functionerings)gesprek in
  • Geef van te voren aan waar het gesprek over zal gaan zodat de medewerker zich kan voorbereiden
  • Geef tijdens het gesprek constructieve feedback, waarbij u van het gedrag of de prestatie van de medewerker specifieke voorbeelden geeft
  • Vraag de medewerker naar zijn kijk op de zaak en luister naar wat hij te zeggen heeft
  • Werk samen met de medewerker aan een constructief actieplan
  • Maak een verslag van het gesprek en zet de gemaakte afspraken op papier

Blijven de gedragingen en/of de prestaties van de medewerker onder de maat dan is het van belang het disfunctioneren van de medewerker aan te pakken, bijvoorbeeld door het inzetten van een verbetertraject. Vergeet niet verslag te leggen van iedere stap die gezet wordt. Zo werkt u, -mocht het niet lukken de medewerker weer op het juiste spoor te krijgen- alvast aan een dossier.

Zie hiervoor ook de informatie onder dossier opbouwen bij disfunctioneren of raadpleeg De Afdeling Personeelszaken.

 

Feedback tussen collega’s

Behalve dat het van belang is dat leidinggevenden op regelmatige basis feedback geven aan hun medewerkers is het ook aan te raden te zorgen dat medewerkers elkaar feedback geven omdat ze op die manier van elkaar kunnen leren.

Om te zorgen dat collega’s elkaar feedback gaan geven, kun je tijdens een werkoverleg tijd inruimen voor het geven van feedback aan elkaar. Het is belangrijk dat het team elkaar al wat langer kent voordat je besluit van het feedback geven een wekelijks of maandelijks terugkerend agendapunt te maken. De collega’s moeten zich bij elkaar namelijk wel veilig en op hun gemak voelen. Kennen collega’s elkaar nog niet zo goed of zo lang zorg dan dat de feedback in koppels wordt gegeven. Je kunt er ook voor kiezen dat de feedback buiten het werkoverleg aan elkaar wordt gegeven, op een meer informele basis. Door feedback geven zelf toe te passen zal de medewerker uw gedrag – zeker als blijkt dat het vruchten afwerpt – in ieder geval eerder overnemen. Je hebt dan namelijk een bepaalde cultuur neergezet. Ook de feedback tussen collega’s moet zowel complimenten als opbouwende kritiek inhouden.

Maak de spelregels voor het geven van feedback tussen collega’s van te voren goed duidelijk. Geef dus aan dat:

  • Opbouwende kritiek en wederzijdse steun iedere medewerker kan helpen zijn rol beter te vervullen.
  • Medewerkers elkaar met respect moeten bejegenen; het is niet de bedoeling om te (ver)oordelen maar te begrijpen en te helpen de prestatie te verbeteren.
  • Het de bedoeling is dat feedback helpt zowel het persoonlijke succes als het succes van de organisatie te vergroten.

Feedback ontvangen

Als leidinggevende is het ook prettig feedback te krijgen over je prestaties en over mogelijkheden de organisatie naar een hoger niveau te brengen. Moedig je medewerkers daarom aan je die feedback te geven. De feedback kan zowel gegeven worden in een één-op-één-gesprek als tijdens een werkoverleg.

Het voordeel voor de medewerkers en daarmee voor de organisatie van het geven van feedback aan de lijnmanager is dat:

  • Je daarmee aangeeft dat je bereid bent te luisteren naar de input van het team, te leren en je prestatie te verbeteren
  • Door inbreng van de medewerker te stimuleren zal de medewerker gemotiveerder en met meer plezier zijn werk doen, wat vervolgens beter is voor het team en de organisatie als geheel ten goede komt. Vergeet niet de medewerker te bedanken voor zijn feedback
  • Op het moment dat je goed in staat bent opbouwende kritiek te ontvangen, zal je gedrag de medewerker aanmoedigen op dezelfde manier om te gaan met het ontvangen van feedback

Samenvattend kan gesteld worden dat door je teamleden aan te moedigen zowel jou als elkaar feedback te geven,  een omgeving wordt gecreëerd waarin uw teamleden het vertrouwen hebben suggesties te doen om werkprocessen of een bepaalde aanpak te verbeteren. Al doende wordt dus een constructieve manier van werken geïntroduceerd. Omdat medewerkers vaak een gedetailleerder inzicht hebben in de dagelijkse processen en gang van zaken is de kans groot dat hun suggesties leiden tot een succesvollere organisatie.

Het exitgesprek , waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek | waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

in , ,

Het exitgesprek is misschien wel het belangrijkste gesprek dat je voert met je medewerker.  In een exitgesprek kun je namelijk ontdekken wat wel en niet goed werkt in je organisatie.

 

Ook al heb je alles op orde – je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers – vrijwel iedere ondernemer weet: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.

 

Krachtig hulpmiddel voor ondernemers

Exitgesprekken zijn een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Weinig bedrijven voeren exitgesprekken. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voeren, doen vervolgens niets met de resultaten en dat is een gemiste kans.

 

Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan maar het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.

 

4 tips voor het exitgesprek

Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.

  1. Timing

Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties.

  1. Respect

Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.

  1. Luisteren

Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.

  1. Methode

Structureer de procedure zoals het bij je past. Misschien via een online vragenlijst, een papieren vragenlijst of een gesprek. Of misschien een combinatie van deze methodes.

Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.

 

Vragen tijdens het exitgesprek

In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:

  1. Waarom ga je bij ons weg?

Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft ‘vanwege het salaris’. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?

  1. Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?

Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?

  1. Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?

Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.

  1. Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?

Denk goed na over zijn feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.

Stel dus veel open vragen en geen ja/nee-vragen. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om werknemers langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen ook met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.

 

Wil je deze exitgesprekken laten voeren door jouw leidinggevende, maar kunnen ze daar wel een training in gebruiken of wil je dat De Afdeling Personeelszaken deze gesprekken voor jouw bedrijf voert? Dat kan, neem contact op om jouw wensen hierover te bespreken.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

in , ,

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

“Help, mijn personeel doet niet wat ik wil!”

in ,

COLUMN | Utrechtbusiness | Nr.2 | mei 2016

Deze noodkreet kom ik met enige regelmaat tegen. Het is vaak ook de onderlegger van een voorval waarmee ondernemers de eerste keer bij mij aankloppen. Ik ondersteun en adviseer ondernemers bij alle vraagstukken op personeelsgebied. Bij voorkeur vanaf de start, maar ook in latere fases als zaken moeten worden bijgesteld of ontwikkeld.

Kleine ondernemingen worden veelal geleid door de oprichter/eigenaar die het bedrijf gestart is met een bepaald idee wat succesvol blijkt te zijn. De onderneming groeit en er komt steeds meer personeel in dienst. Het is de kunst dat je als ondernemer op zo’n moment bedenkt: “Wat wil ik verder, wat is mijn visie, ben ik ook de beste persoon om leiding te geven aan het personeel dat ik nodig heb?” Je gaat dan gerichter op zoek naar medewerkers die over de eigenschappen en kwaliteiten beschikken waarmee zij een bijdrage kunnen leveren aan het doel dat jij voor ogen hebt. Tevens geeft jouw visie kleur en vorm aan het personeelsbeleid. Hoe wil je omgaan met het personeel, welk beloningsbeleid hanteer je? Hoe richt je het functionerings- en beoordelingsbeleid in, et cetera? Daarmee stuur je zonder dat je het allemaal zelf hoeft te doen. Ook zorg je voor de duidelijkheid waar medewerkers behoefte aan hebben.

Hoe duidelijker het geformuleerde doel, de kaders en de verwachtingen van hun bijdrage daaraan, hoe meer zij doen wat jij als ondernemer wilt.

Personeel: de investering waar kleine bedrijven groter in zouden moeten denken.

Renate Popken
www.deafdelingpersoneelszaken.nl

Online persoonlijkheidstest

in

De Afdeling Personeelszaken beschikt over de licentie van de Zyvo persoonlijkheidstest, ZAP-Q.  Het is een uniek instrument bij selectie, beoordeling en persoonlijk ontwikkeling. 

 

Innovatie in de ontwikkeling van psychologische vragenlijsten

De ontwikkelaar, Zyvo, is er in geslaagd om de nieuwste generatie online assessments te ontwikkelen. De psychologische vragenlijsten (Zap-Q) zijn gebaseerd op de zogenaamde Moderne Test Theorie. Dit houdt in dat de vragenlijst een adaptief karakter heeft: het systeem weet wat de beste vervolgvragen zijn. Zap-Q brengt vervolgens 24 werk gerelateerde persoonlijkheidskenmerken in kaart, die van invloed zijn op succesvol functioneren binnen een bepaalde functie.

Power to predict

Zyvo heeft een aantal zeer krachtige algoritmen ontwikkeld waardoor het voorspellen van werkprestaties en verloop niet langer berust op toeval. Met behulp van (big) data en predictive HR-analytics kunnen er uitspraken worden gedaan over gedrag en risico’s in de toekomst.

“Het voorspellen van werkprestaties en verloop berust niet langer op toeval.”

De uitkomsten die uit dit proces naar voren komen, kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het effectief selecteren van toekomstige succesvolle werknemers op basis van de ‘ideale werknemer’. Gebruik de resultaten om te zien waarop huidige werknemers zich meer zouden moeten of kunnen ontwikkelen. Of zet het in als een strategisch instrument om zo op de juiste manier te anticiperen op eventuele (verloop) risico’s.

Over Zyvo

Online assessments moeten goed, eenvoudig en betaalbaar zijn. En dát miste de markt nog. In 2012 begon het 2,5 jaar durende onderzoeks- en ontwikkeltraject. Het team, waar De Afdeling Personeelszaken deel van uitmaakte,  bestond uit HR-professionals en IT-specialisten met gemiddeld meer dan 15 jaar ervaring. In samenwerking met de Universiteit Twente ontwikkelden zij een platform om online assessments uit te voeren én om werkgerelateerd gedrag te voorspellen.

Nieuwsgierig?

Als je meer wil weten over de mogelijkheden om dit instrument in te zetten en de begeleiding ervan door De Afdeling Personeelszaken, neem dan contact op via info@deafdelingpersoneelszaken.nl of 06-18574234.

Voor de prijs hoef je het niet te laten, € 350,- voor een online test, een rapport met aanvullend advies en een individuele bespreking van de uitkomsten.

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

in , ,

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Voorbeelddocument: Exitinterview

in

Template Exitinterview

Doel

Exitinterviews kunnen waardevolle informatie verschaffen om de organisatie te verbeteren.

Gegevens uit exitinterviews worden gebruikt voor:

– bijstelling van het beleid

– feedback aan de leidinggevende

– aanscherping van de selectiecriteria voor de opvolger

– managementinformatie voor het jaarverslag of rapporteren aan bestuur

 

Werkwijze

Met iedere medewerker die de organisatie verlaat, wordt in principe een exitinterview gehouden. Het exitinterview wordt gehouden tijdens de opzegtermijn, op vrijwillige basis.

Het gesprek vindt plaats aan de hand van een checklist. Deze wordt vooraf aan de medewerker verstrekt. Om de drempel voor feedback te verlagen kan het interview worden afgenomen door de (externe) personeelsadviseur.

 

Checklist exitinterview

 

Naam                          :                                  Functie                           :

Geb. datum                :                                  Salaris(schaal)             :

Datum in dienst         :                                   Datum uit dienst        :

Naam interviewer      :                                  Datum gesprek           :

 

Algemene vragen

  • Wat vond je van jouw werk?
  • Waren er voor jou verzwarende werkomstandigheden?
  • Wat vond je van de wijze waarop je bent geïntroduceerd in de organisatie?
  • Wat vond je van de wijze van leidinggeven van jouw directe leidinggevende?
  • Had je met hem/haar voldoende contact?
  • Hoe was de wijze van samenwerking met jouw collega’s?
  • Was je voldoende op de hoogte van de gang van zaken?
  • Wat vond je van het werkoverleg?
  • Kon je jouw mening of ideeën kwijt?
  • Wat vond je van de manier van beoordelen?
  • Wat vond je in het algemeen van onze organisatie?
  • Welke andere zaken zijn je opgevallen of tegengevallen in onze organisatie?
  • Zou je onze organisatie bij anderen aanbevelen? Waarom wel/niet?
  • Welke tip zou je ons mee willen geven?

 

Vragen m.b.t. de arbeidsvoorwaarden

  • Wat vond je van jouw salaris en secundaire voorwaarden?
  • Was je naar jouw mening in aanmerking gekomen voor promotie?
  • Wat vond je van de werktijdenregeling?

 

Nieuwe werkgever

  • Wanneer ben je begonnen met zoeken naar ander werk?
  • Waar ga je werken en wat wordt daar jouw functie?
  • Wat gaat je salaris daar ongeveer bedragen?
  • Kunnen we contact met je houden (bv email/social media)

 

Samenvatting

  • Hoe zou je jouw vertrekreden in één korte zin willen samenvatten?

 

 

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Ontslagroutes voor en na 1 juli 2015, uitleg en nuttige tips voor lopende ontslaggevallen

in ,

Als onderdeel van de Wet Werk en Zekerheid gaat vanaf 1 juli 2015 nog meer veranderen, namelijk de ontslagroutes en vergoedingen. Er is straks geen keus meer en altijd een (transitie)vergoeding.

U kunt hier het volledige artikel downloaden.

Hieronder de oude en de nieuwe situatie in beeld gebracht:


Onderstaand treft u een toelichting aan van de verschillen voor en na 1 juli 2015. Na deze toelichting geven wij u tot slot nog een aantal tips voor ontslaggevallen die op dit moment spelen of eraan zitten te komen. Doordat er geen overgangsrecht is afgesproken, kan het in sommige gevallen goedkoper zijn of beter uitkomen om het ontslag bewust voor of na 1 juli 2015 in te dienen bij of UWV of kantonrechter.

Dossiertoets

Voor 1 juli
Het UWV doet een dossiertoets om te bepalen of zij een ontslag überhaupt in behandeling nemen. Het gaat dan om compleetheid van het dossier.
De kantonrechter toets het dossier ook, maar neemt het altijd in behandeling en de mate waarin het dossier op orde is, bepaalt (mede) de hoogte van de vergoeding.

Na 1 juli 2015
Zowel het UWV als de kantonrechter moeten volgens dezelfde maatstaven het dossier toetsen en deze toets bepaalt OF het ontslag in behandeling wordt genomen.
Die toets bestaat uit:

  • 1. Is de juiste route gekozen;
  • 2. Is aan alle voorwaarden voldaan en zijn alle verplichte en relevante documenten aanwezig die passen bij de grond van de aanvraag (2 jaar ziek, bedrijfseconomisch of functioneren). Als het dossier niet op orde is, is de enige mogelijkheid een vaststellings -overeenkomst, zie elders in dit document.

Vergoeding

Voor 1 juli
Het UWV kende geen vergoeding toe. Het verlenen van een ontslagvergunning gaf alleen de garantie op een WW uitkering voor de werknemer en voor de werkgever aftrek van 1 maand m.b.t. de opzegtermijn met de restrictie dat er minimaal 1 maand moet overblijven.
De kantonrechter kent op basis van de beoordeelde verwijtbaarheid van de werknemer en werkgever, de leeftijd en de lengte van het dienstverband een vergoeding toe aan de hand van de kantonrechtersformule.
Na 1 juli
Zowel het UWV als de kantonrechter zijn nu gebonden aan een vastgestelde vergoeding, de zgn. transitievergoeding, die bedraagt ⅓ maandsalaris per gewerkt jaar bij een dienstverband tot 10 jaar en een ½ maandsalaris per gewerkt jaar voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd dan tien jaar. Het maximum is € 75.000 of een jaarsalaris bij een hoger inkomen dan € 75.000.
Uitzonderingen waarbij afgeweken kan worden van de transitievergoeding:

  • Bij ernstige verwijtbaarheid kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Bij een slechte financiële positie van het bedrijf kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Voor MKB-bedrijven tot 25 medewerkers geldt een aparte, lagere berekening
  • Voor medewerkers die 50 jaar of ouder zijn op 1 jan 2016 geldt een hogere vergoeding (tot 1 januari 2022).

Beroep

Voor 1 juli
De ontslagroute via het UWV kent geen procedure om in beroep te gaan tegen het oordeel.
De ontslagroute via de kantonrechter kent doorgaans geen mogelijkheden tot hoger beroep.

Na 1 juli
De ontslagroute via het UWV biedt nu wel mogelijkheid tot het aantekenen van beroep. Dat is in eerste instantie mogelijk bij de kantonrechter, en vervolgens nog via Hoger Beroep en de Hoge Raad.
De ontslagroute via de kantonrechter krijgt de mogelijkheid van hoger beroep aantekenen en cassatie tegen de uitspraak van de kantonrechter.

Wederzijdsgoedvinden

Voor 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan zonder enige restrictie plaatsvinden.

Na 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan nog steeds, maar er is een belangrijke restrictie, namelijk:
de werknemer kan binnen twee weken de instemming met het ontslag met een schriftelijke verklaring herroepen. De termijn voor herroeping is drie weken als de werkgever (schriftelijk) niet op deze mogelijkheid tot herroeping heeft gewezen.
Het is een optie om deze bedenktermijn af te kopen door de vergoeding te verhogen. En als het dossier niet op orde is kan deze vorm van beëindiging uitkomst bieden tegen een hogere vergoeding (dan de transitievergoeding). Waarschijnlijk zal hierbij de oude kantonrechtersformule gehanteerd worden, maar dan ben je afhankelijk van de medewerker voor medewerking hieraan.

Periode heden tot 1 juli 2015

Er is geen overgangsbeleid afgesproken, dit betekent dat alle aanvragen die gedaan worden voor 1 juli 2015 (zowel bij de kantonrechter als bij het UWV) nog via de oude route worden afgehandeld ookal valt de ontslagdatum na 1 juli 2015. Dit betekent ook dat de transitievergoeding nog niet geldt en ook de dossiertoets niet.

Hoe kunt u hier handig gebruik van maken ?
U wilt een medewerker ontslaan,

Waarvan het dossier niet op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
maak de volgende afweging:
Hoeveel tijd gaat het kosten om het dossier wel op orde te krijgen (hou rekening met minimaal 6 tot 9 maanden)
Overweeg dan om voor 1 juli 2015 e.e.a in te dienen bij de kantonrechter en de kantonrechtersformule te betalen.

Waarvan het dossier wel op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
Maak een afweging of de transitievergoeding lager is dan de kantonrechtersformule; de verwachting is dat dit in het algemeen wel zo is.
Wacht dan tot na 1 juli en dien het dossier dan in bij
het UWV. Dat kan een hoop geld besparen.

Door bedrijfseconomische redenen:
Dien deze dan in bij het UWV voor 1 juli 2015, want dan hoeft u nog geen transitievergoeding te betalen. Let wel, een vergoeding voor outplacement, opleiding en training en juridische bijstand, is meestal wel gebruikelijk, dus neem dat wel op. Let er ook op dat het dossier compleet is en ook kennelijke onredelijkheid kan een rol spelen.

Die 2 jaar ziek is voor 1 juli 2015:
Dien deze voor 1 juli 2015 in bij het UWV, omdat u dan geen transitievergoeding hoeft te betalen. Daarna wel. Let er altijd op dat het dossier wel compleet wordt aangeleverd!

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Wijzigingen arbeidsrecht voor ondernemers in 2015

in , ,

Belangrijke wetswijzigingen 2015 voor ondernemers met personeel

De vele aangekondigde wijzigingen voor 2014 die doorgeschoven zijn naar 2015, worden nu voor 2015 werkelijkheid. Deze wijzigingen vragen om een gedegen blik op de huidige invulling van bijvoorbeeld je arbeidscontracten en de activiteiten die je verricht om je medewerkers vitaal te houden en bij ziekte te re-integreren. Dit artikel geeft voor ondernemers met personeel de belangrijkste wijzigingen weer. Neem contact op met De Afdeling Personeelszaken voor toelichting en advies of schrijf je in voor een van onze workshops.

Hieronder een opsomming van de wijzigingen.

  • Invoering Wet Werk en Zekerheid (1 januari 2015)
  • Invoering Participatiewet (1 januari 2015)
  • Definitieve invoering Werkkostenregeling (1 januari 2015)
  • Modernisering regeling verlof en arbeidstijden (naar verwachting invoering 2015)
  • Arbeidsgerelateerde zorg (en verlof)
  • Scholing tijdens loopbaan
  • Aandachtspunten bij aanname vanuit de WW

 

Invoering Wet Werk en Zekerheid

  • Per 1 januari geen concurrentiebeding meer mogelijk in tijdelijke contracten en moeten ook tijdelijke contracten verplicht een maand voordat deze aflopen worden opgezegd.
  • Per 1 juli 2015 wordt daarbij de ketenbepaling aangepast. Niet meer na drie jaar, maar al na het tweede jaar ontstaat recht op een vast contract.
  • Per 1 juli 2015 wijziging ontslag. Ontslag om bedrijfseconomische redenen en wegens langdurige arbeidsongeschiktheid wordt voortaan via het UWV afgehandeld, ontslag op persoonlijke gronden door de kantonrechter. Daarbij krijgt iedereen recht op een transitievergoeding.
  • Eveneens vanaf 1 juli 2015 zal alle maatschappelijk geaccepteerde arbeid na 6 maanden WW-uitkering als passend gaan gelden. Hierop wordt streng gecontroleerd.

 

Invoering Participatiewet (per januari 2015)
Deze wet regelt dat zoveel mogelijk mensen met arbeidsvermogen naar (regulier) werk toe worden geleid, ook als ze daarbij ondersteuning nodig hebben. Dit heeft tot gevolg dat mensen met arbeidsvermogen die voorheen de Wajong zouden instromen, dan terecht kunnen bij gemeenten. De Wet Sociale Werkvoorziening is afgesloten voor nieuwe instroom.

  • Mensen die (nog) niet in een reguliere baan kunnen werken, kunnen door de gemeente in beschut werk worden geplaatst. Vanuit de gemeenten kun je als ondernemer een loonkostensubsidie ontvangen als je een medewerker met een arbeidsbeperking aanneemt, die niet het wettelijk minimumloon kan verdienen.
  • De sociale partners hebben in het sociaal akkoord afgesproken om de komende jaren 125.000 extra arbeidsbeperkten aan het werk te helpen, waaronder ook Wajongers. Jaarlijks wordt bezien of de afgesproken aantallen zijn gehaald. Eventuele quota voor ondernemers kunnen nog via de gemeenten worden vastgesteld.

 

Definitieve invoering Werkkostenregeling (per 1 januari 2015)

Zoals we eerder in workshop hebben toegelicht is de Werkkostenregeling (WKR) bedoeld om administratieve lasten voor ondernemers te verminderen en de uitvoerbaarheid en kosten voor de Belastingdienst te beperken. Deze wet wordt in 2015 in een aangepaste vorm definitief ingevoerd. Het huidige keuzeregime dat jarenlang heeft bestaan, van 2 regelingen voor werkkosten, verdwijnt en de oude regeling komt met ingang van 2015 te vervallen.

De volgende aanpassingen van de Werkkostenregeling zijn in het Belastingplan 2015 aangekondigd:

  • De vrije ruimte wordt naar beneden bijgesteld naar 1,2%
  • Er wordt een noodzakelijkheidcriterium ingevoerd, zij het beperkt: namelijk alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc.
  • Het oordeel over de noodzakelijkheid wordt aan de werkgever overgelaten, maar wel geobjectiveerd met een redelijkheidstoets. Als de inspecteur twijfelt over de bedrijfsmatige afwegingen bij een vergoeding of verstrekking door een werkgever, moet de ondernemer aannemelijk maken dat de voorziening met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven.
  • Het onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen (inclusief terbeschikkingstellingen) wordt weggenomen voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt.
  • De afrekensystematiek wordt eenvoudiger doordat de werkgever voortaan nog maar één keer per jaar hoeft vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting in het kader van de WKR is. De werkgever kan als het kalenderjaar is afgelopen met betrekking tot alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Indien dat het geval is, kan de eventueel verschuldigde belasting tegelijk met de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar aangeven worden. De aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar betreft een uiterste termijn: het blijft mogelijk om, indien een werkgever dat wenst, de belasting al eerder in gedeelten af te dragen.
  • De oude regeling voor personeelskorting  van vrije vergoedingen en verstrekkingen wordt met ingang van 1 januari 2015 bijna geheel in de vorm van een gerichte vrijstelling doorgezet.

 

Modernisering regeling verlof en arbeidstijden (naar verwachting invoering 2015)

Het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden is ingediend bij de Tweede Kamer en zal naar verwachting in 2015 in werking treden. Het wetsvoorstel moet belemmeringen in de Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) wegnemen. Mogelijkheden om zorg en arbeid te combineren worden verruimd. Zodra dat het geval is zullen wij ook een nieuw overzicht verlofvormen op de site van De Afdeling Personeelszaken plaatsen.
Arbeidsgerelateerde zorg (en verlof)

In 2015 zal het kabinet maatregelen uitvoeren in reactie op het SER-advies over de toekomst van de arbeidsgerelateerde zorg. Aanleiding voor het advies en de kabinetsreactie is een aantal knelpunten in het huidige stelsel, waaronder de beperkte samenwerking tussen bedrijfsgezondheidszorg en de reguliere zorg. De uitvoering moet ook knelpunten oplossen bij de melding en diagnostiek van beroepsziekten.

Scholing tijdens loopbaan

Mogelijkheden voor bij-, na- en omscholing voor medewerkers worden vergroot.

  • Volwassenen kunnen vrijstelling krijgen voor delen van opleidingen, als ze kunnen aantonen dat zij de vereiste vaardigheden al hebben. Momenteel wordt dit al geregeld in trajecten rond Erkenning van eerder Verworven Competenties (EVC)
  • De eerste vier cohorten van studenten die met het studievoorschot te maken hebben, ontvangen na het afstuderen een tegemoetkoming in de vorm van een voucher van circa

€ 2000 die ingezet kan worden voor bijscholing 5 tot 10 jaar na het afstuderen. Hier kun je in je individuele opleidingsafspraken met deze medewerker op anticiperen.

 

Aandachtspunten bij aanname vanuit de WW

Om de werkloosheid terug te dringen worden een aantal maatregelen genomen waar je als ondernemer ook je voordeel mee kunt doen (bij aanname van medewerkers). Op de korte termijn gaat het om maatregelen om onmisbare vakkrachten voor een sector te behouden, mensen naar een andere baan te begeleiden en jongeren een kans te bieden via een leerwerkplek aan werk te komen, maar de plannen moeten ook tot langduriger resultaat leiden.

  • Dit gaat zich specifiek richten op het bevorderen van van-werk-naar-werk en van-werkloosheid-naar werk. Sectoren die inzetten op bijvoorbeeld omscholings- of bijscholingstrajecten voor werknemers kunnen voor cofinanciering in aanmerking komen.
  • Bestaande tegemoetkomingen bij aanname van jongeren in het kader van de Aanpak Jeugdwerkloosheid, blijven in 2015 nog een periode bestaan.
  • Concrete maatregelen voor ouderen (55 plus) zijn de mobiliteitsbonus, de no-risk polis voor WW’ers en proefplaatsingen bij werkgevers. Zo worden ondernemers gestimuleerd om oudere uitkeringsgerechtigden in dienst te nemen, zie ook maatregelen voor ouderen.
  • Om baanwisselingen waarbij sprake is van substantiële omscholing in de richting van groeiberoepen en -sectoren gemakkelijker te laten verlopen, komt er een brug-WW. De brug-WW is erop gericht om mensen van-werk-naar-werk te begeleiden. Zij gaan direct aan de slag bij een nieuwe werkgever en hebben daarmee meer werkzekerheid. Bij een transitie van een krimpend beroep naar een groeiend beroep met noodzakelijke scholing, wordt gedurende de scholing een WW-uitkering verstrekt voor de uren van de scholing. Voor de uren dat men werkt, ontvangt de werknemer gewoon salaris.