Privacyverklaring voor (medewerkers en sollicitanten van) klanten van De Afdeling Personeelszaken

1 Inleiding
Als opdrachtnemer van diverse klanten, veelal werkgevers met medewerkers in loondienst, waarvoor De Afdeling Personeelszaken werkzaamheden verricht vraagt en verwerkt De Afdeling Personeelszaken regelmatig persoonlijke gegevens van sollicitanten of medewerkers van klanten. De werkgever heeft ervoor gekozen om bepaalde activiteiten uit te besteden of te laten begeleiden/ondersteunen door De Afdeling Personeelszaken. Dit gebeurt voor verschillende doeleinden. In deze privacyverklaring leggen wij uit waar we jouw gegevens voor nodig hebben en wat we er mee doen.
De Afdeling Personeelszaken vindt correcte en veilige omgang met deze gegevens van groot belang en houdt zich aan de regels die gelden op het gebied van privacy. De Afdeling Personeelszaken is het aan haar klanten en hun sollicitanten en medewerkers verplicht om verantwoordelijk en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan

2 Wat zijn persoonsgegevens
Volgens de wet zijn persoonsgegevens die gegevens die herleidbaar zijn naar een identificeerbare natuurlijke persoon, in de privacywetgeving de betrokkene genoemd.
Naam, geboortedatum, contactgegevens en een pasfoto en combinaties hiervan zijn voorbeelden van persoonsgegevens.
Daarnaast kent de wet nog de categorie bijzondere persoonsgegevens, dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Denk hierbij aan een BSN, gegevens met betrekking tot ras, gezondheid, religie en gegevens betreffende kinderen.
Wettelijk is bepaald dat deze gegevens niet verwerkt mogen worden of slechts onder strenge voorwaarden.

3 Waarom wij gegevens van jou verwerken
De Afdeling Personeelszaken verwerkt je persoonsgegevens om opdrachtgevers, werkgevers met medewerkers in loondienst, te kunnen begeleiden en ondersteunen zodat zij de verplichtingen als werkgever kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld je gegevens nodig om een arbeidsovereenkomst op te kunnen stellen, je in geval van ziekte of om een sollicitatieproces goed te kunnen begeleiden.

Voor verschillende doeleinden gelden verschillende regels op het gebied van het verwerken en opslaan van persoonsgegevens. Zo gelden voor het in acht nemen van privacyaspecten op het gebied van ziekte en verzuim andere normen dan voor bijvoorbeeld het vastleggen van gegevens ten behoeve van sollicitaties.

4 Hoe beschermen en bewaren we persoonsgegevens
Het uitgangspunt is dat wij niet meer gegevens vragen en verwerken dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de ondersteuning van opdrachtgevers, zijnde werkgevers en de direct daaruit voortvloeiende werkzaamheden.
Als voor het verwerken van gegevens jouw expliciete toestemming nodig is dan vragen wij die toestemming alvorens de gegevens te verwerken.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig is of dan wettelijk is voorgeschreven.
Wij bepalen de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving. De meeste gegevens uit het personeelsdossier waar De Afdeling personeelszaken over beschikt bewaren wij 2 jaar vanaf het moment van uitdiensttreding. Voor sollicitatieprocedures geldt een bewaartermijn van maximaal 4 weken na afronding van de procedure.

Wij gaan zorgvuldig met de persoonsgegevens om en zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

5 Welke gegevens wij van jou verwerken
Wij verwerken diverse soorten gegevens van jou, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van jou hebben gekregen of via jouw werkgever.
Je kunt hierbij denken aan contactgegevens, gegevens betreffende leeftijd, identificatie en legitimatie, diploma’s en registraties in registers (bijvoorbeeld BIG, je arbeidsverleden en je functioneren (bijvoorbeeld het navragen van referenties bij eerdere werkgevers).
Deze gegevens hebben wij nodig om ervoor te zorgen dat de werkgever de wettelijke plichten na te komen. Als je deze gegevens niet verstrekt, kan de werkgever zijn verplichtingen niet nakomen.

6 Hoe wij omgaan met jouw gegevens
Bij het verwerken van jouw gegevens gaan wij altijd uit van transparantie, noodzakelijkheid en terughoudendheid. Wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze dienstverlening aan een klant, werkgever ,na te komen. Dit betekent ook dat wij jouw gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen.
Wij zijn in enkele gevallen genoodzaakt om jouw gegevens met diverse organisaties te delen, waaronder
• UWV;
• Arbodienst.

Wij zullen jouw gegevens niet delen met derde partijen voor andere doeleinden dan genoemd in deze privacyverklaring.

7 Je rechten als medewerker
Als klant en als medewerker van de klant stellen wij je graag in staat om gebruik te maken van de wettelijke rechten die je hebt onder het privacyrecht.
De rechten die je als betrokkene hebt in het kader van de privacywetgeving zijn:
Recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, overdracht en het recht van bezwaar.

Dit betekent dat je altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van jou verwerken of wie toegang heeft(gehad) tot jouw gegevens.

Daarnaast kun je ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of geheel te wissen uit de systemen of dossiers. Je hebt altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Als je ons verzoekt om jouw gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke vereisten en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Het is niet altijd mogelijk om aan een beroep op deze rechten te voldoen. Bijvoorbeeld als wij namens de klant, werkgever, gehouden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, die voor bepaalde gegevens gelden.

Ook heb je het recht om te vragen om jouw persoonsgegevens die je aan ons hebt doorgegeven die wij verwerken aan je over te dragen of aan een andere organisatie.

Als je niet tevreden bent met de gang van zaken rondom de bescherming van je persoonsgegevens en de behandeling van je klacht daarover, dan kun je een klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de instantie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl